Redactionele aandachtspunten bij de opmaak of herziening van de statuten van uw vennootschap: DEEL 4

Het opmaken of herzien van statuten wordt vaak gezien als een formaliteit, maar het belang ervan voor uw vennootschap is cruciaal. De statuten leggen immers de spelregels vast voor het bestuur, de besluitvorming en de verhoudingen tussen aandeelhouders.

Het WVV biedt grote statutaire vrijheid, maar vraagt ook om doordachte keuzes. Wat moet verplicht in de statuten, hoe vermijdt u starheid en wat verandert er na een overname of bij een aandeelhoudersovereenkomst? In deze artikelenreeks zetten we enkele belangrijke inzichten voor u op een rij.

AANDEELHOUDERSOVEREENKOMST EN STATUTEN: VALKUILEN VOOR ONDERNEMERS

1. Welke contractuele afspraken uit de aandeelhoudersovereenkomst verankert u best in de statuten van uw vennootschap?

Bij het structureren van de samenwerking met uw medeaandeelhouders heeft u een aandeelhoudersovereenkomst gesloten. Deze overeenkomst biedt u de mogelijkheid om op een vertrouwelijke wijze bepaalde afspraken te maken met uw medeaandeelhouders over bijvoorbeeld de werking van de vennootschap en de overdracht van de aandelen. Waar statuten openbaar zijn en voor iedereen raadpleegbaar zijn, is een aandeelhoudersovereenkomst dat in beginsel niet. Toch is de vertrouwelijkheid van een aandeelhoudersovereenkomst niet absoluut. Niet alleen moeten contractuele overdrachtsbeperkingen opgenomen worden in het aandelenregister indien een van de partijen daarom verzoekt, het kan eveneens aangewezen zijn - of zelfs verplicht - om bepaalde contractuele afspraken uitdrukkelijk in de statuten op te nemen(1).

De contractuele afspraken die u in uw statuten moet opnemen, kunnen onderverdeeld worden in drie categorieën:

• Contractuele afspraken waarin u afwijkt van suppletieve wettelijke regels of waarin u gebruik maakt van de flexibiliteit die de wet biedt;
• Contractuele afspraken die plichten opleggen aan derden; en
• Contractuele afspraken die de werking van de vennootschap aanbelangen en waarvan de naleving niet kan worden afgedwongen door de aandeelhouders.

1.1. Contractuele afwijkingen van suppletieve wettelijke regels of gebruikmaken van wettelijke versoepelingen

Het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV) hanteert bij tal van bepalingen een suppletief regime waarbij de wettelijke regels gelden "tenzij de statuten anders bepalen" of waarbij u de mogelijkheid krijgt om bepaalde opties te voorzien in uw statuten ("de statuten kunnen bepalen dat...")(2).

Op basis van een letterlijke lezing van deze bepalingen zal een contractuele afspraak in een aandeelhoudersovereenkomst niet volstaan om af te wijken van de wettelijk voorziene standaardregeling of om van de optie gebruik te maken. De contractuele afspraak creëert immers geen verplichting in hoofde van de vennootschap of haar organen om in overeenstemming met deze contractuele afspraak te handelen. Toch kunnen deze contractuele afspraken in bepaalde gevallen toch doorwerken in de vennootschap, in de mate dat de contracterende aandeelhouders gehouden zijn hun individuele rechten en bevoegdheden uit te oefenen zodat de overeenkomst wordt nageleefd (cfr. infra Afdeling 2)(3).

1.2. Contractuele afspraken die plichten creëren voor derden

Een aandeelhoudersovereenkomst bindt - net zoals andere overeenkomsten - enkel de ondertekenende contractspartijen. De vennootschap zelf, het bestuursorgaan en toekomstige en niet-contracterende aandeelhouders zijn in beginsel niet gebonden aan deze aandeelhoudersovereenkomst. Statuten daarentegen hebben vennootschapsrechtelijke en zakenrechtelijke werking. Ze binden automatisch alle huidige én toekomstige aandeelhouders, evenals de vennootschap en haar organen.

Om dergelijke afspraken tegenwerpelijk te maken aan derden of dwingend op te leggen aan het bestuursorgaan, moeten deze dus in de statuten opgenomen zijn.

Een voorbeeld betreft de contractuele overdrachtsbeperkingen m.b.t. aandelen. Deze overdrachtsbeperkingen hebben geen zakenrechtelijke werking ten aanzien van derden. Een overdracht in strijd met een contractuele overdrachtsbeperking is dus tegenwerpelijk aan de vennootschap en de aandeelhouders. De vennootschap zal derhalve de overnemer als aandeelhouder moeten erkennen. De benadeelde aandeelhouder kan enkel een vordering tot schadevergoeding instellen tegen zijn contractpartij wegens contractbreuk, maar kan de beslissing van de vennootschap niet nietig laten verklaren(4).

1.3. Contractuele afspraken die de werking van de vennootschapsorganen aanbelangen

Een derde categorie van contractuele afspraken die tot het voorbehouden domein van de statuten behoren hebben betrekking op de werking van de vennootschap en haar organen, doch uitsluitend wanneer de naleving ervan niet kan worden verzekerd door de contracterende aandeelhouders bij een aandeelhoudersovereenkomst via de uitoefening van hun stemrechten of andere lidmaatschapsrechten.

Een voorbeeld van dergelijke afspraken betreft de contractuele stemafspraken op het niveau van het bestuursorgaan. Deze stemafspraken zullen niet bindend zijn voor bestuurders, aangezien de contracterende aandeelhouders geen stemrecht hebben in de bestuursorganen. Dit geldt eveneens wanneer de contracterende aandeelhouders zelf bestuurder zijn, aangezien stemovereenkomsten op niveau van het bestuursorgaan in beginsel ongeldig zijn. Contracterende aandeelhouders die ook bestuurder zijn, zullen derhalve slechts gebonden zijn als aandeelhouder en niet als bestuurder.

2. Werken de bekende “achterdeurtjes” in de praktijk?

Om het spanningsveld tussen de gewenste vertrouwelijkheid van een aandeelhoudersovereenkomst en de vereiste statutaire geldigheid en afdwingbaarheid te overbruggen, wordt in de praktijk soms gebruikgemaakt van creatieve constructies.

Een eerste praktijk bestaat erin de aandeelhoudersovereenkomst mee te laten ondertekenen door de vennootschap zelf. Hoewel dit zeker voordelen kan hebben, is hierbij toch voorzichtigheid geboden om de volgende redenen(5):

• Vooreerst zou een aandeelhoudersovereenkomst waarin wordt afgeweken van de wettelijke regels waarvan in beginsel enkel in de statuten mag worden afgeweken, beschouwd kunnen worden als een onrechtstreekse statutenwijziging. Aangezien de wettelijk voorgeschreven geldigheids- en tegenwerpelijkheidsvereisten hierbij niet zijn nageleefd, riskeert een dergelijke afspraak als een onregelmatige statutenwijziging te worden beschouwd.
• Daarnaast behoort het in regel niet tot de bevoegdheid van het bestuursorgaan om, via de toetreding van de vennootschap tot een aandeelhoudersovereenkomst, te bepalen welke besluiten de algemene vergadering of andere vennootschapsorganen al dan niet mogen nemen. Dergelijke begrenzing kan niet rechtsgeldig voortvloeien uit een verbintenis die het bestuursorgaan namens de vennootschap aangaat ten opzichte van bepaalde aandeelhouders.

Een tweede praktijk betreft de zgn. incorporatie door verwijzing van de aandeelhoudersovereenkomst in de statuten(6). In plaats van specifieke afspraken uit de aandeelhoudersovereenkomst over te nemen, verwijzen de statuten in het algemeen naar het bestaan van die overeenkomst. Het idee is dat de aandeelhoudersovereenkomst zo deel uitmaakt van het statutaire kader. Hoewel dit een elegante oplossing kan lijken om het vertrouwelijk karakter van bepaalde contractuele afspraken te vrijwaren, wordt algemeen aangenomen dat een loutere verwijzing naar het bestaan van een aandeelhoudersovereenkomst in de statuten aan deze aandeelhoudersovereenkomst geen statutaire werking verleent(7). Wat wel wordt aanvaard, is een verwijzing in de statuten naar specifieke overdrachtsbeperkingen uit de aandeelhoudersovereenkomst, waarvan de concrete modaliteiten vervolgens in die overeenkomst worden uitgewerkt. Zo kan men de voordelen van de afdwingbaarheid en tegenwerpelijkheid van een statutaire bepaling combineren met de vertrouwelijkheid van een aandeelhoudersovereenkomst(8).

Een derde praktijk betreft de reeds vermelde doorwerking van contractuele aandeelhoudersafspraken in de vennootschap. Aandeelhoudersovereenkomsten voorzien vaak een clausule waarin de aandeelhouders er zich toe verbinden om de lidmaatschapsrechten verbonden aan de door hen gehouden aandelen uit te oefenen op een wijze zodat de afspraken in de aandeelhoudersovereenkomst volledig en tijdig kunnen worden uitgevoerd(9). De mate van doorwerking zal echter in belangrijke mate afhangen van het aantal aandeelhouders dat partij is bij de overeenkomst(10). Bovendien is de doorwerking ook uitgesloten indien de contractuele afspraak betrekking heeft op materies die de rechten en bevoegdheden van de individuele aandeelhouders overstijgen (het zgn. voorbehouden domein, cfr. supra Afdeling 1.3)(11).

Ten slotte kan in de aandeelhoudersovereenkomst een sterkmakingsclausule worden opgenomen, waarbij gecontracteerde aandeelhouders zich sterk maken dat derden (zoals bestuurders) bepaalde afspraken of overdrachtsbeperkingen zullen naleven. Hoewel dit aandeelhouders stimuleert hun feitelijke invloed uit te oefenen, leidt het niet-nakomen door die derden enkel tot een schadevergoedingsplicht voor de aandeelhouder die zich sterk maakte; rechtstreekse afdwinging ten aanzien van de derden zelf blijft onmogelijk.

3. Gevolgen van het statutair verankeren van contractuele aandeelhoudersafspraken

Het opnemen van contractuele aandeelhoudersafspraken in de statuten heeft enkele praktische consequenties:

• Statutaire afspraken zijn publiekelijk consulteerbaar(12).
• Een wijziging vereist een formele statutenwijziging (vaak via de notaris), terwijl een aandeelhoudersovereenkomst onderhands aangepast kan worden(13).
• Wijzigingen in de statuten vragen een gekwalificeerde meerderheid van drie vierden van de uitgebrachte stemmen, terwijl de wijziging van een aandeelhoudersovereenkomst unanimiteit vereist onder de contractspartijen.
• Statuten gelden voor de gehele levensduur van de vennootschap, niet enkel voor de duur van de overeenkomst.

Conclusie

De afweging welke afspraken discreet in een aandeelhoudersovereenkomst kunnen blijven en welke afspraken in de statuten moeten worden opgenomen, vereist een grondige juridische analyse. De statuten van een vennootschap en de aandeelhoudersovereenkomst zijn geen tegengestelde instrumenten, maar vormen samen maatwerk dat naadloos op elkaar afgestemd moet zijn. Ons kantoor adviseert en begeleidt u graag bij het ontwerpen, herzien en op elkaar afstemmen van deze documenten.

VOETNOTEN

1. Het publiek karakter van eventuele contractuele overdrachtsbeperkingen in het aandelenregister is weliswaar beperkt, aangezien het aandelenregister niet publiek consulteerbaar is.
2. Zie deel 1 van deze artikelenreeks voor meer informatie omtrent deze statutaire bepalingen.
3. N. Hallemeesch, “Mogen aandeelhoudersovereenkomsten afwijken van de statuten en omgekeerd”, TRV 2020, afl. 3, 236.
4. Voor de volledigheid dient er op gewezen te worden dat in bepaalde gevallen de verbintenisrechtelijke remedies tot hetzelfde resultaat zullen leiden als een nietigheidsverklaring op grond van een schending van de statuten. Zo kan men een met een aandeelhoudersovereenkomst strijdige aandelenoverdracht nietig laten verklaren op grond van derde-medeplichtigheid van de overnemer. Vanuit die optiek kan het aangewezen zijn om contractuele overdrachtsbeperkingen ook op te nemen in het aandelenregister, zodat de overnemer kennis krijgt van eventuele contractuele overdrachtsbeperkingen bij de inschrijving van de aandelenoverdracht, hetgeen een belangrijk bewijselement kan zijn om zijn derde-medeplichtigheid aan te tonen.
5. N. Hallemeersch, “Aandeelhoudersovereenkomsten en statuten. Welke afspraken moeten (niet) statutair worden verankerd?”, Jura Falconis Jg. 60, 2023–2024, nummer 3, 92-93.
6. P. Van Hooghten en J. Van Den Bossche, “Aandeelhoudersovereenkomsten na de wet van 23 maart 2019 tot invoering van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen”, DAOR 2020/4, n° 136, 46.
7. N. Hallemeersch, “Aandeelhoudersovereenkomsten en statuten. Welke afspraken moeten (niet) statutair worden verankerd?” Jura Falconis Jg. 60, 2023–2024, nummer 3, 98.
8. N. Hallemeersch, “Aandeelhoudersovereenkomsten en statuten. Welke afspraken moeten (niet) statutair worden verankerd?” Jura Falconis Jg. 60, 2023–2024, nummer 3, 99.
9. N. Hallemeesch, “Mogen aandeelhoudersovereenkomsten afwijken van de statuten en omgekeerd”, TRV 2020, afl. 3, 236.
10. N. Hallemeesch, “Mogen aandeelhoudersovereenkomsten afwijken van de statuten en omgekeerd”, TRV 2020, afl. 3, 236.
11. N. Hallemeesch, “Mogen aandeelhoudersovereenkomsten afwijken van de statuten en omgekeerd”, TRV 2020, afl. 3, 237.
12. Via de Databank voor statuten en vertegenwoordigingsbevoegdheden die toegankelijk is via de Kruispuntbank van Ondernemingen.
13. In de regel geschiedt een statutenwijziging in dezelfde vorm als de oorspronkelijke oprichtingsakte. Dit betekent dat een statutenwijziging in een BV en NV steeds op authentieke wijze zal moeten verlopen (d.w.z. met tussenkomst van een notaris).